Tools für Startups: Google Drive, Dropbox, Mumble und mehr

Tools für Startups

Zur Meisterung des Arbeitsalltags eines gibt es eine Vielzahl an  Tools für viele verschiedene Bereiche. Hier den Überblick zu bewahren, gerade für ein Startup, ist nicht immer ganz einfach.

Für welche Richtungen braucht ein Startup überhaupt ein Tool? Ist es sinnvoll dafür Geld zu investieren? Welchen Nutzen bringen die Tools am Ende eigentlich? Im folgenden Artikel wird Gründer Alexander Kohout diese Fragen erörtern und beispielhaft aufzeigen, welche Tools in seiner Firma im Arbeitsalltag eingesetzt werden.

Bereiche und Anforderungen an Tools

Der eigentliche Sinn eines Tools ist, dass es einem Arbeit abnimmt. Punkt. Bevor irgendwelche Tools “angeschafft” werden, vielleicht weil sie andere Firmen einsetzen oder weil sie einfach cool sind, sollte zunächst zusammen mit dem Team besprochen werden wie der Arbeitsalltag entsprechend durch Tools ergänzt und unterstützt werden kann. Bereiche für den Einsatz von Tools könnten sein:

  • Dateienaustausch: Ein Ort an dem alle Dateien abgelegt und für das ganze Team zugreifbar sind.
  • Kommunikation: Wenn das Team nicht von einem gemeinsamen Büro aus arbeitet ist zusätzlicher Kommunikationsaufwand notwendig, damit der Arbeitsalltag flüssig von statten gehen kann.
  • Terminkalender: Eine Terminübersicht für alle Teammitglieder.
  • Wissensmanagement: Ein Ort an dem wiederbenötigtes Wissen abgelegt wird, auffindbar für alle Teammitglieder.
  • Aufgabenverteilung: Ein Überblick über alle anstehenden (und erledigten) Aufgaben, sowie eine Übersicht wer an was arbeitet.
  • Programmierung: Ist die Entwicklung einer Software Teil des Unternehmens, dann werden auch hierfür Tools wie Repository und/oder Bug Tracker benötigt.

Die Liste ist natürlich unvollständig, und für jedes Startup individuell anzupassen. Hier spielt vor allem die jeweilige Arbeitssituation des Teams eine wichtige Rolle: Arbeiten alle zusammen vor Ort? Vollzeit? Oder arbeitet das Team verteilt, ohne festes Büro und in Teilzeit? Wie komplex ist das Projekt? Gibt es sehr viele verschiedene Aufgaben, oder nur einige wenige? Zusätzlich hinzu kommen dann noch Bereiche, die abhängig vom Produkt des Startups sind.

Die Anforderungen an die Tools, die sich das Team am Ende aussucht, sollten natürlich zum einen sein, dass die Arbeit im Team leichter, strukturierter, übersichtlicher wird und das Team insgesamt dadurch im ganzen produktiver. Zum anderen sind Kosten aber auch eine wichtige Anforderung, denn Startups sind in der Regel nicht mit viel Geld ausgestattet (und wenn muss es ja nicht unbedingt für Tools ausgegeben werden).

Beispielhafte Zusammensetzung – Drive, Dropbox, Mumble und mehr

Im folgenden wird eine Toolübersicht von unserem Startup gegeben. Unser Team ist räumlich verteilt, und für Tools sollte möglichst kein Geld ausgeben werden.

Um Kommunikationsprobleme zu überbrücken setzen wir verschiedene Tools ein. Zum einen benutzen wir Mumble, Ein Voice-Chat Programm, ähnlich wie Skype, um über das Web miteinander sprechen zu können. In Mumble ist jedes Teammitglied möglichst immer wenn er arbeitet, so dass eine direkte Kommunikation jeder Zeit realisierbar ist. Morgens haben wir beispielsweise zu einem festen Zeitpunkt unser Tagesmeeting, bei dem kurz besprochen wird was jeder am Tag vor hat und was am Tag davor passiert ist. Die Tagesziele von jedem Mitglied halten wir in Google Docs fest. Für die “asynchrone Kommunikation” setzen wir intensiv auf E-Mails, die jeder dann bearbeiten kann wenn er Zeit hat. Für die einfachere Verteilung von E-Mails haben wir eine eigene Google Group, die im Prinzip ein E-Mail Verteiler ist. Jede Information, die für das ganze Team bestimmt ist, wird hierüber geteilt.

Als gemeinsamen Datenspeicher nutzen wir Dropbox – einfach, weil es bereits jeder hatte und wunderbar auf allen Betriebssystemen funktioniert. Gemeinsame Dateien jeglicher Art werden hier nach einem bestimmten Ordnungsschema abgelegt. Das Ordnungsschema ist notwendig, da sich mit der Zeit eine Menge Dateien ansammeln und der Überblick für jeden schnell verschwindet.

Für gemeinsame Termine nutzen wir den Google Calendar. Dieser lässt sich in jede (private) Kalenderlösung integrieren und stellt eine einfache, kostenlose Möglichkeit für eine relativ simple Aufgabe dar.

Zur Speicherung von Wissen und zum kollaborativem Bearbeiten von Dokumenten nutzen wir Hackpad und die bereits erwähnte Dropbox. Ersteres lässt einen verschiedene Pads (Dokumente) anlegen, die in Echtzeit von mehreren Benutzern gleichzeitig bearbeitet werden können. Hackpad benutzen wir um “schnelllebiges” Wissens zu erzeugen und festzuhalten. Längerlebiges Wissen wird meist in Excel Tabellen oder Dokumenten in der Dropbox gespeichert.

Um jedem Teammitglied die Möglichkeit zu geben Todos anzulegen und zu verwalten benutzen wir Asana. Der Vorteil hierbei ist, dass alle Teammitglieder sehen, woran die anderen gerade arbeiten und welche Pakete für das gesamte Team noch anstehen.

Gemeinsame Programmierarbeiten lösen wir mit BitBucket. Hier kann ein Team beliebig viele Projekte anlegen inklusive kostenlosen Bug Tracker. Für bis zu 5 Mitglieder ist die Nutzung kostenlos und damit eine echte Alternative zum kostspieligen Rivalen Github.

Es gibt natürlich auch Tools, die diese vielen verschiedenen Bereiche und Tools integrieren und als Komplettlösung anbieten, jedoch kosten diese Dienste meist (viel?) Geld, welches das Startup durch wenig Zusatzaufwand durchaus auch vermeiden kann. Da unsere Anforderung war, dass möglichst wenig Geld hierfür ausgegeben werden darf, kam eine Komplettlösung nicht in Frage.

Fazit – Der Nutzen des Tools muss klar erkennbar sein

Die Erfahrung beim Einsatz verschiedener Tools über einen längeren Zeitpunkt hat eines gezeigt: Die Wahl des richtigen Tools ist eine Entscheidung des kompletten Teams. Das (vermeintlich) beste Tool nutzt einem nichts, wenn nicht jedes Teammitglied bereit ist es zu benutzen. Hier muss das Team vor allem auch dafür sorgen, dass der Aufwand, der durch den Nutzen eines neuen Tools entsteht, im Verhältnis steht.

Zu Beginn des Projekts muss das Team definieren, welche Tools benötigt werden und muss sich dann auf entsprechende Tools einigen. Es macht durchaus Sinn, den Einsatz der Tools von Zeit zu Zeit zu evaluieren – vor allem wenn dafür Geld bezahlt wird.

Alexander Kohout ist selbständiger Softwareentwickler und hat Informatik an der Universität Kassel studiert. Seit Januar 2013 ist er CTO bei einem Startup im Mobile-Bereich und im wesentlichen für die IT-Strategie und App-Entwicklung zuständig.

Wer Interesse hat, über seine eigenen Gründungserfahrungen zu berichten, kann sich gerne an uns wenden. Schickt uns einfach eine E-Mail an: startups@mobile-zeitgeist.com.

Bisher erschienen in unserer Mobile Startups Insights Reihe:

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Über Manuel Jaeger 7 Artikel
Manuel ist Mitgründer von krittiq, eine soziale Empfehlungsapp für Filme, Serien und Bücher. Vor krittiq studierte er Industrial Engineering an der University of Cambridge.

2 Kommentare

  1. … um die Liste weiter zu vervollständigen: Es benötigt wahrscheinlich auch Support für die tägliche Öffentlichkeitsarbeit des Startups. Obwohl sie eine der wichtigsten Disziplinen ist, fällt sie im hektischen Gründeralltag sonst oft zu knapp aus.

    Wir sind selbst ein Startup und haben Werkzeug für die Online Kommunikation gebaut. Primär für kleine und mittelständische Unternehmen – wozu auch die meisten Startups gehören. Auch wir übernehmen Kommunikation und Marketing zusätzlich zu allen anderen Aufgaben ;)

    Schaut Euch webZunder.com gern mal an. Wir stehen auch gern für Rückfragen zur Verfügung.

    P.S. Wir nutzen Podio für vielfältige Aufgaben – für Austausch im Team über Lead Management und CRM.

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  1. Mobile Startups Insights: Das Geschäftsmodell von Crowdtesting

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